ビジネス文書の見せ方をグレードアップするテクニック特集

PCオンラインメールの増刊号から
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「こんな風に見せたい」ためのパソコン
テクニックをテーマ別にご紹介

ビジネス文書といえばほとんどの場合はOfficeソフト。そうして作った文書
は、やっぱりほとんどは印刷して配布します。実は、ここにはまだまだたくさ
んのテクニックが! 「見違えるほどの…」から「ちょっと気の利いた…」ま
で、さまざまに応用できるテクニックを「オフィス文書快適印刷術」からぜひ
どうぞ!

・サイトで公開中の記事から…


●配布用に仕上げよう
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例えばページ番号やスライド番号は、全ページ同じにするより、表紙では省く、左右ページで位置を変えるなどのひと工夫をしたい。印刷・配布が前提のオフィス文書ならではの作法を学び、文書の仕上げ感覚を磨こう。
この講座では、画面表示とはまた違う、印刷結果を意識した文書作りのノウハウを紹介してきた。今回は、配布するのを意識して、よりよく「仕上げる」ワザを集めてみよう。
最初は、Excelのワークシートに印刷するページ番号を、自由に調整してみよう。別の文書にワークシートをはさみこんで配布する場合などに便利だ。ここではページ番号をフッターに印刷する例で説明するが、ヘッダーでも同様に操作できる。

第1回●印刷用にレイアウトを整える
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第2回●必要なデータを決まったスペースに収める
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第3回●画像を生かした文書作り
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第4回●情報の組み合わせでセンスUP
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第5回●色を自由に扱おう
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■人名、社名で失礼のないように――難しい漢字を入力するテクニック

読みも分からなければ、部首も一体どれだろう…。そんな難しい漢字を目の前に困った経験は誰にでもあるでしょう。そんな文字の入力/出力を「どうせフォントにないから」とあきらめてはいませんか? ところが意外と収録されているのです。ただ、探し方が難しいだけ。そこで「フォントにまつわるエトセトラ」では難しい漢字の入力テクニックを様々ご紹介しています。難読漢字以外にもフォントを使ったテクニックや、知っておくと便利な情報もたくさんご紹介しています。

・フォントにまつわるエトセトラ
漢和辞典で文字コードを調べる――漢和辞典活用法(2)
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マイクロソフトのIMEのIMEパッドが持つ様々な機能を駆使してみても、いつも難しい漢字を簡単に探し出せるとは限らない。そこで、いわば原点に立ち返り、漢字のことは漢和辞典で調べてみようと思う。
実際に手元にある何種類かの漢和辞典で「口」+「葛」の字を引いてみた。載っている辞典と載っていない辞典があったが、ここではこの漢字が載っていた辞典の中から『漢字源 改訂第四版』(学習研究社)を引用してみた。

パソコン入力のための漢和辞典活用法(1)
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読み方の分からない漢字を入力する(1)
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既製の外字フォントを活用する(前)
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■一味違うスマートなビジネス文書を作るテクニック~基礎から応用まで
何枚もあるわりには余白が多く、まとまりのない文書は、どんなにいいことが書かれていても、読む人には届かないかもしれません。必要なことをきっちりA4一枚にスマートに収める。これができれば、ビジネスシーンの訴求力が一段も二段も上がること請け合い。「A4一枚Wordの王道」では、基本から応用テクニックまで全てを網羅。さらに奥義も伝授してしまいましょう。

・A4一枚Wordの王道
A4一枚に収めるWordの基本技
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日々、会社で作る文書の大半は社内向けだ。また、「企画の概要」「連絡会議事録」「Vista導入の注意」など、ほとんどは文字が主体で、A4用紙一枚に収まる内容である。ありふれた文書ではあるが、作る機会は表やグラフが満載の長文よりずっと多い。従って、この手のA4一枚文書をきちんと作れることは、パソコンユーザーの基本中のキホンなのだ。
だが、きちんと作れていない文書をよく見かける。最たるはA4一枚に収まらないケースだ。2枚にまたがり、2枚目には少し文章がこぼれているだけなど見苦しい。A4一枚でもヘッダーに印刷日時がない、余白や行間が異様に間延びしている、見出しが埋もれて読みづらいなど細かい配慮に欠ける文書も少なくない。理想を言えばA4一枚でビシッとキメたい。

飛び道具は邪道なり、グリッドとスタイルを極めよう
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「これを収めるもう少し」のためのテクニック
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グリッド&ボックスで自在にレイアウト
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■ビジネス文書を読みやすくするもう一工夫のためのテクニック
WordにExcel、PowerPoint――ビジネス文書はいずれどこかの段階で印刷して配布します。そこで印刷の際にちょっとした一工夫を加えて、ライバルに差をつけてみてはどうでしょう。「印刷テクニック」で今すぐ使えて有効な一工夫を見つけてください。

・サイトでご紹介している記事の一例です
ページ番号に総ページ数を印字する
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文書が数ページに渡る場合は、「1/10」「2/10」・・・のように総ページ数を印字しておくと便利。何かの拍子にページがバラバラになってしまっても慌てなくて済む。
Word 2007のページ番号には、総ページ数を表示した「X/Yページ」スタイルがちゃんと用意されている。これを選ぶだけで、簡単に総ページを表示できるのだ。ここではフッターに挿入する例を紹介しよう。

Excelでのページ番号を、途中の数字から始めたい
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Word文書の余白をできるだけ小さくして印刷したい
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ヘッダーやフッターに「Q&A」と印刷したい
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まだまだたくさん、「印刷テクニック」の一覧はこちらから
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